Team des Monats 11/18: Team DSGVO

Die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit 25. Mai 2018 in der EU und Österreich unmittelbar anwendbar und ändert das Datenschutzrecht von Grund auf. Im Rahmen des Projekts „Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung“ wurden rechtliche und technische Lösungsansätze erarbeitet, die den DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten an der WU sicherstellen sollen. Stefan Benzinger, Irene Fellner, Katharina Hammer, Andreas Krasa, Karl Langenberger, Annette Lichtmannegger, Katharina Mifek / Katharina Müller-Weismann, Peter Mika, Reingard Schneider, Oskar Schöpf und Martina Wolkensteiner waren als TeilprojektleiterInnen unter der Leitung von Katharina Hammer aus der Rechtsabteilung maßgeblich an der Umsetzung der DSGVO beteiligt und werden dafür diesen Monat als Team des Monats ausgezeichnet.

Im Jänner 2017 haben die MitarbeiterInnen der Rechtsabteilung und IT-SERVICES begonnen, die Projektstruktur aufzusetzen und den Status quo und den Handlungsbedarf an der WU festzustellen. Entstanden ist eine Projektstruktur von 19 Teilprojekten, wobei elf rechtliche Teilprojekte und acht technische Teilprojekte gebildet wurden, innerhalb derer die Vorbereitungen auf die neue Rechtslage im Datenschutzbereich gesetzt wurden. „Ein Teilprojekt widmete sich beispielsweise dem Thema Einwilligungen, ein anderes der Information und internen Schulungen zum Thema Datenschutz“, so die Projektleiterin Frau Hammer.

Der Datenschutzbeauftragte der WU, Georg Fellner, war eng in den Umsetzungsprozess eingebunden. Diverse datenschutzrechtliche Fragen wurden in zahlreichen Meetings mit ihm geklärt und Vorgehensweisen gemeinsam mit den TeilprojektleiterInnen erarbeitet. Kristina Grandits hat die Projektleiterin organisatorisch und inhaltlich tatkräftig unterstützt. Die Berichterstattung und grundlegende Beschlussfassung erfolgte regelmäßig im Steering Board mit Annette Lichtmannegger aus der Rechtsabteilung und Georg Miksch von IT-SERVICES sowie den Vizerektoren für Personal und Forschung.

Die DSGVO bildet einen neuen Rechtsrahmen für den Datenschutzbereich, der sowohl akademische Einheiten als auch Dienstleistungseinrichtungen der WU betrifft. Ziel des Projektteams war es, die Änderungen der DSGVO in der Form aufzubereiten, dass die organisatorischen Einheiten der WU bei rechtlichen oder technischen Fragen zur Umsetzung praxisorientiert unterstützt werden. Daneben wurde ein möglichst einheitlicher Umgang aller MitarbeiterInnen der WU bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten angestrebt.

Im Rahmen des Projekts wurden auch diverse Sensibilisierungsmaßnahmen getroffen, um die MitarbeiterInnen mit der Materie vertraut zu machen. „Zu diesem Zweck haben wir einheitliche Leitlinien für die Kernthemen der DSGVO in den einzelnen Teilprojekten aufbereitet“, betont Frau Hammer. “Diese stehen allen MitarbeiterInnen auf der WU-internen DSGVO-Website zur Verfügung“.

Die neue Rechtslage bringt zahlreiche Adaptierungen bestehender Arbeitsprozesse mit sich und wird den Arbeitsalltag aller MitarbeiterInnen laufend begleiten. Im Projekt „Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung“ wurde die Basis für den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten erarbeitet, deren Weiterentwicklung ein stetiger Prozess ist und der Mitwirkung aller MitarbeiterInnen der WU bedarf.

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