Team des Monats 09/20: Das Team hinter Teams

Mittwoch, 11. März 2020, zwei Tage vor dem Lockdown. Studierende kennen bereits den Distanzbetrieb, für Mitarbeiter/innen zeichnet sich ab, dass bald nur mehr von zuhause aus gearbeitet wird. An diesem Mittwochnachmittag haben die Vorbereitungen für die großflächige Einführung eines Videokonferenztools an der WU begonnen. Doch dass es Microsoft Teams werden würde, war zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht klar. Wer ist das Team hinter Teams? Stefan Benzinger, Christoph Weber und Thomas Birthelmer (IT-SERVICES, Server Infrastructure), Michael Klein und Hakan Siretoglu (IT-SERVICES, Client Infrastructure), Barbara Zimmer und Victoria Khuon (IT-SERVICES, Support Center), Kenan Selak (Rechtsabteilung) und viele andere – von den Betriebsräten bis zum VRLS – sie alle sind unser Team des Monats!

Eilig wurden die möglichen Optionen aufbereitet. Neben Teams standen auch vorhandene Produkte wie Adobe Connect und Skype for Business sowie an der WU noch nicht vorhandene Tools wie Zoom, WebEx, Open-Source-Lösungen und andere zu Diskussion. In einer Nachtschicht wurden aus den vielen Hintergrundinformationen für jede der Optionen unterschiedliche Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Kosten, rechtliche Aspekte, Informationssicherheit und Integrierbarkeit in die IT-Landschaft bewertet.

Von Beginn an haben hier unterschiedliche Bereiche der WU eng zusammengearbeitet. Ohne die Einschätzung der Rechtsabteilung, eine Risikobeurteilung der Informationssicherheitsbeauftragten, und der Berücksichtigung der Anforderungen der Lehre wäre die Einführung von Teams nicht möglich gewesen.

Am Freitag waren die letzten Details geklärt, eine Entscheidung für die Einführung von Microsoft Teams wurde getroffen.

Als die neue Lösung am Montag, dem 16. März 2020, in Betrieb genommen wurde, hatten alle WU Mitarbeiter/innen einen Zugang zu Teams, die Software stand zur Installation bereit, Anleitungen und Hilfestellungen wurden vom Vizerektorat für Lehre und Studierende angeboten, Lehrende wurden informiert und der Support war auf die häufigsten Fragen vorbereitet. Parallel dazu hatten bereits Gespräche mit den Betriebsrät/inn/en stattgefunden, um in dieser Ausnahmesituation eine Zustimmung für den Betrieb von Microsoft Teams ohne Betriebsvereinbarung zu ermöglichen. Ende Juni 2020, nach mehreren sehr konstruktiven Verhandlungsrunden mit den Betriebsrät/inn/en und Unterstützung der Rechtsabteilung, konnte mit einer Betriebsvereinbarung der letzte Puzzlestein gelegt werden.

Aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken

„Mehr als 2.500 gleichzeitige Nutzer/innen hätten wir uns selbst nicht vorgestellt“, so Stefan Benzinger, für den Betrieb von Teams verantwortlicher Abteilungsleiter in IT-SERVICES. Bereits nach wenigen Tagen war Teams aus der täglichen Arbeit nicht mehr wegzudenken und fest als Werkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit in der WU verankert.

Heute wird Teams für die informelle Kommunikation, für die Organisation von Arbeitsgruppen und Videokonferenzen mit Externen, in Forschung und Lehre und für viele weitere Anwendungsfälle genutzt.

Einführung in Rekordzeit

„Dass die WU eine moderne Lösung braucht, um die Zusammenarbeit unabhängig von Zeit und Ort zu unterstützten, wussten wir aus der Strategieplanung 2019“, meint Josef Kolbitsch, CIO der WU. „In den Gesprächen mit der Faculty und den Dienstleistungseinheiten wurde dieser Bedarf sehr oft genannt.“

So fand dieses Handlungsfeld nicht nur Einzug in die Digitalisierungsstrategie, auch IT-SERVICES beschäftigte sich schon im Herbst 2019 mit den Herausforderungen und Stolpersteinen einer möglichen Einführung. Das verschaffte dem Team im März 2020 einen Startvorteil und hat die Einführung innerhalb von wenigen Tagen möglich gemacht.

Was können wir erwarten?

Der Markt an Video- und Kollaborationstools ist derzeit heiß umkämpft. Diese Konkurrenz, vor allem zwischen Zoom und Microsoft, führt zu einer Evolution der Produkte und regelmäßigen Verbesserungen für die Nutzer/innen. Hand-Heben, die gleichzeitige Anzeige von bis zu 49 Teilnehmer/inne/n und die Hörsaal-Ansicht sind nur drei der aktuellen Neuerungen von Teams.

IT-SERVICES arbeitet laufend daran, Vorschläge und Wünsche der Nutzer/innen umzusetzen und Verbesserungen durchzuführen. So wird beispielsweise evaluiert, wie die Telefonanlage und Teams miteinander kombiniert werden können, damit künftig Festnetzanrufe in Teams empfangen und aus Teams heraus Festnetzanrufe geführt werden können.

Team des Monats

Forschung und Lehre – das sind die Kernbereiche und auch das Aushängeschild jeder Universität. Damit eine Universität funktioniert, bedarf es jedoch der Unterstützung der Mitarbeiter/innen des allgemeinen Personals. Ihre Tätigkeit ist im Gegensatz zu der des wissenschaftlichen Personals in der Öffentlichkeit jedoch nur wenig sichtbar. Leistungsfähige IT-Infrastruktur, moderne Bibliotheksservices, effektiver Lehr- und Forschungssupport, passgenaue Weiterbildungsangebote oder persönliche Unterstützung im administrativen Alltag eines Instituts – all das muss konzipiert und organisiert werden. Mit dem Team des Monats werden sechs Mal pro Jahr Mitarbeiter/innen des allgemeinen Personals vor den Vorhang geholt und deren besondere Leistungen im Rahmen eines bestimmten Projekts ausgezeichnet.