Team des Monats 09/19: Kernorganisationsteam des WU Sommerfests

10.000 Gäste, international bekannte Live-Acts und Partystimmung bis in die Morgenstunden – das war das 4. WU Sommerfest. Aber auch mehr als 7.000 Meter verlegte Kabel, 3 ½ Tonnen Müll und hunderte Seiten Planung im Vorfeld. Damit dieses Großevent gelingt, waren vor, während und nach dem Fest unzählige Personen im Einsatz. Für seine großartige, abteilungsübergreifende Arbeit wird das Kernorganisationsteam mit Philipp Laurenz Amon-Luger (Sicherheit), Claudia Andre (Infrastruktur), Beat Binggeli (Gesamtleitung), Florian Bruckmoser (Eventmanagement), Daniela Huter (Eventdesign und Bewerbung), Claudia Lambor (Facilities), Andrea Pusch (Personalorganisation und Tombola), Heike Rössler (Social Media), Kathrin Schmid-Holubowsky (WU Awards), Martina Steiner-Jongen (Sponsoring) und Ulrike Überreiter (Projektleitung WU Awards) nun als Team des Monats ausgezeichnet.

Das WU Sommerfest zieht seit vier Jahren jeden Sommer tausende Besucherinnen und Besucher an und wächst von Jahr zu Jahr. Gemeinsam feiern WU-Mitarbeitende, Studierende, AbsolventInnen, PartnerInnen und NachbarInnen auf dem Campus WU, der sich an diesem Tag zu einer Bühne für österreichische Musik-Acts verwandelt und Gäste jeden Alters mit einem vielseitigen Programm begeistert.

„So setzt das Sommerfest traditionell nicht nur einen feierlichen Schlusspunkt unter ein erfolgreiches Studienjahr, sondern ist auch eine wichtige Networking-Veranstaltung, die das Image der WU als weltoffene Universität und als Ort des Austauschs weiter stärkt“, resümiert Beat Binggeli (Marketing & Kommunikation), der für die Gesamtleitung des Projekts verantwortlich war.

Umso wichtiger ist es, dass alles reibungslos läuft. Ganz nach dem Motto „Nach dem Sommerfest ist vor dem Sommerfest“ begannen die Planungen deshalb bereits vor über einem Jahr.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Die Projektleitung war in der Abteilung Marketing & Kommunikation angesiedelt.
An der abteilungsübergreifenden Umsetzung des Projekts waren außerdem das Veranstaltungs- und Campusmanagement sowie Corporate Relations & Alumni Services maßgeblich beteiligt, aber auch das Vizerektorat für Lehre und Studierende, IT-SERVICES, die Rechtsabteilung und der Betriebsrat.

Nach Freigabe durch das Rektorat wurde Anfang des Jahres mit der Umsetzung der Konzepte begonnen. KünstlerInnen wurden angefragt, das Street-Food-Catering geplant, Kommunikationskampagnen konzipiert und SponsorInnen akquiriert. Zeitgleich wurde die Auftaktveranstaltung „WU Awards“, die in dieser Form nun bereits das 3. Mal stattfand, organisiert.

Da das Sommerfest über die Jahre immer mehr gewachsen ist, wurde es von einer „Studienveranstaltung“ in eine „Veranstaltung zur Belustigung“ umgewandelt. Bei einem Event in dieser Größenordnung gibt es viel zu beachten. Zahlreiche Auflagen sind einzuhalten.

300 Seiten Planung und 117 Auflagen

Die Kommunikation mit der MA36 bis zur Bewilligung zog sich über zehn Monate. Von Schallschutzmaßnahmen über Evakuierungspläne bis hin zum technischen Konzept – gemeinsam mit dem Veranstaltungs- und dem Sicherheitsmanagement wurde in einem 300 Seiten umfassenden Dokument jedes Detail durchdacht und geregelt. 117 Auflagen machte das Magistrat. Und dank der professionellen abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit des Projektteams ist es gelungen, diese auch alle umzusetzen.

Alle Bereiche haben ineinandergegriffen, die Kommunikation hat funktioniert, jedes Teammitglied kannte seine Aufgaben und hat diese kompetent wahrgenommen. Claudia Lambor vom Campusmanagement dazu: „Das Sommerfest ist jedes Mal aufs Neue ein Highlight in meinem Arbeitsjahr. Besonders schätze ich dabei die gute Teamarbeit über alle Abteilungen. Dank gilt auch den Hausarbeiterinnen und Hausarbeitern, den Handwerkerinnen und Handwerkern, sowie den Reinigungskräften, die dafür gesorgt haben, dass das Gelände nach einem derartigen Großevent bereits am nächsten Tag wieder bereit für seinen eigentlichen Einsatzzweck als Uni-Campus war“.

Bei der Umsetzung des Festes waren rund 100 Personen beteiligt. Rund die Hälfte davon waren Externe, die andere Hälfte stellten WU-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Stellvertretend für sie alle gilt unsere Anerkennung dem nominierten Team des Monats, das das Kernteam repräsentiert. Dem Engagement aller Beteiligten ist es zu verdanken, dass das WU Sommerfest auch in diesem Jahr ein voller Erfolg war.

Team des Monats

Forschung und Lehre – das sind die Kernbereiche und auch das Aushängeschild jeder Universität. Damit eine Universität funktioniert, bedarf es jedoch der Unterstützung der Mitarbeiter/Innen des allgemeinen Personals. Ihre Tätigkeit ist im Gegensatz zu der wissenschaftlichen Personals in der Öffentlichkeit jedoch nur wenig sichtbar. Leistungsfähige IT-Infrastruktur, moderne Bibliotheksservices, effektiver Lehr- und Forschungssupport, passgenaue Weiterbildungsangebote oder persönliche Unterstützung im administrativen Alltag eines Instituts – all das muss konzipiert und organisiert werden. Mit dem Team des Monats werden deshalb nun sechs Mal pro Jahr MitarbeiterInnen des allgemeinen Personals vor den Vorhang geholt und deren besondere Leistungen im Rahmen eines bestimmten Projekts ausgezeichnet.