Team des Monats 06/20: Online WU Master’s day
Die digitale Transformation hat vor einer der größten Informationsveranstaltungen der WU keinen Halt gemacht – und das Team des Monats Juni 2020 war für diese Verwandlung verantwortlich.
Der „WU Master’s Day“ ist ein etabliertes sowie über viele Wochen vorbereitetes Event für Interessierte an einem Masterstudium der WU. Zwei Mal im Jahr informieren sich mehr als 1.000 Besucher/innen über die 15 englisch- und deutschsprachigen Masterprogramme. Aufgrund der Einschränkungen durch die COVID-19-Pandemie war es von einem Tag auf den anderen völlig unklar, wie und in welchem Umfang der für den 15. April 2020 geplante „WU Master’s Day“ stattfinden kann. Die Planungen und Vorbereitungen waren zu diesem Zeitpunkt fast komplett abgeschlossen. Normalerweise sind an der Organisation des physischen Events rund 40 Personen beteiligt: Vertreter/innen der Masterprogramme, der Studieninformation und verschiedener externer Partner/innen.
In nur 20 Tagen zum Online Event für 2.000 Teilnehmer/innen
Unmittelbar nach dem Wechsel aller Mitarbeiter/innen der WU ins Home-Office (und den damit gänzlich veränderten Arbeitsbedingungen) wurden die Vorbereitungen für die Umsetzung des „WU Master’s Day“ als Online-Event gestartet: Recherche, Konzeption, technische und rechtliche Abstimmungen, Klärungen mit den betroffenen Programmverantwortlichen, Überarbeitung von Texten, Grafiken und Sujets für die Bewerbung.
Schon wenige Tage später erhielt das Projektteam aus der Abteilung „Marketing & Kommunikation“ – bestehend aus Silvia Nekolar-Kobermann (Projektlead), Ulrike Überreiter (Projektmanagement), Teresa Klicpera, Michael Wilson (beide Content) sowie Gabriel Gmeiner (Online Marketing) – das Okay für die Umsetzung der allerersten Online-Informationsveranstaltung der WU.
„Wir haben es im Rekordtempo geschafft, ein Offline-Event für maximal 1.500 auf ein Online-Event mit unbegrenzt vielen Teilnehmer/inne/n umzustellen. Das Team hat in besonders schwierigen Zeiten extrem lösungsorientiert gearbeitet und vollkommen neue Wege beschritten“, sagt Projektleiterin Silvia Nekolar-Kobermann und ergänzt: „Wir und auch die vielen hundert Interessierten hatten sich bereits auf den großen Tag gefreut. Eine Absage des ‚WU Master’s Day‘ kam für uns nicht in Frage.“
Das Online-Event fand – nicht zuletzt dank des Einsatzes der IT-SERVICES sowie der Rechtsabteilung – wie geplant am 15. April 2020 statt. Die geplanten Vorträge wurden zusammen mit den Programmverantwortlichen, die das Online-Event vom ersten Moment an unterstützten, für den Livestream vorbereitet und Online-Chats eingerichtet. Das Event wird auch künftig ein Maßstab für weitere Online-Aktivitäten sein und hat über die Grenzen der WU hinaus für Neugier gesorgt.
Internationale Reichweite und Perspektive
Die Teilnahme-Zahlen an dem Online-Event lassen sich durchaus sehen und zeigen vor allem auf, wie groß das Interesse an einem WU-Studium – unabhängig von Herkunft oder Wohnsitz – auch in Zeiten von Corona ist. Die WU wird als internationale, exzellente Hochschule wahrgenommen und könnte durch Digitalisierung noch mehr Studierende ansprechen als bisher:
- knapp 2.000 interessierte Teilnehmer/innen
- aus 54 Nationen
- 14 gestreamte Vorträge sowie
- 722 im Live-Chat beantwortete Fragen
Der „WU Master’s Day“ war das einzige Groß-Event der WU, das innerhalb kürzester Zeit in eine digitale Version transformiert und erfolgreich abgehalten wurde. „Die Umsetzung war eine beeindruckende Team-Leistung in einer herausfordernden Zeit. Wir haben nach vorne geschaut, eine Chance gesehen und uns ein mutiges Ziel gesetzt, das wir in sehr guter Zusammenarbeit mit allen Beteiligten erreichen konnten“, zieht auch Christopher Posch (Stv. Leitung Marketing & Kommunikation) zufrieden Bilanz.
Da dieses Online-Format erfolgreicher als vergleichbare physische Events war, sollen Informationsveranstaltungen zu den Programmen künftig vorwiegend online angeboten werden. „Wir waren gezwungen, ‚Out of the box’ zu denken und haben dabei viele wichtige Erfahrungen gemacht, die wir auch künftig verwenden und nutzen können“, ergänzt Eventmanagerin Ulrike Überreiter.
Team des Monats
Forschung und Lehre – das sind die Kernbereiche und auch das Aushängeschild jeder Universität. Damit eine Universität funktioniert, bedarf es jedoch der Unterstützung der Mitarbeiter/innen des allgemeinen Personals. Ihre Tätigkeit ist im Gegensatz zu der des wissenschaftlichen Personals in der Öffentlichkeit jedoch nur wenig sichtbar. Leistungsfähige IT-Infrastruktur, moderne Bibliotheksservices, effektiver Lehr- und Forschungssupport, passgenaue Weiterbildungsangebote oder persönliche Unterstützung im administrativen Alltag eines Instituts – all das muss konzipiert und organisiert werden. Mit dem Team des Monats werden sechs Mal pro Jahr Mitarbeiter/innen des allgemeinen Personals vor den Vorhang geholt und deren besondere Leistungen im Rahmen eines bestimmten Projekts ausgezeichnet.