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Mission: Webrelaunch

Wie lange dauert es eine Universitätswebseite zu relaunchen? Diese Frage wurde mir vor fast 1,5 Jahren im Vorstellungsgespräch an der WU gestellt. Dass die Antwort „über ein Jahr“ lauten würde, konnte ich mir damals nicht vorstellen.

Seit 16. Februar ist die Website nun endlich online und ich habe in der Zwischenzeit viel dazugelernt: Über das System Universität, über das Arbeiten mit großem Projektteam und über das Vereinen unterschiedlicher Sichtweisen.

Userzentriert anstatt organisationsbasiert

Am Beginn des Projektes stand das Einarbeiten und das damit verbundene Staunen: Die WU Website hat 30.000 Seiten, über 300 Personen haben Zugang zum Content Management System. Wo so viele Leute an einer Sache arbeiten, kommen naturgemäß viele unterschiedliche Interessen und Sichtweisen zusammen, die es im Laufe des Projektes gegeneinander abzuwägen galt. Analysen, Befragungen und Workshops mit unterschiedlichen Zielgruppen zeigten die Schwachstellen der alten Website auf – dafür mussten Lösungen gefunden werden. Ein Beispiel: Für Außenstehende war es oft schwierig, Informationen zu finden, da sie in der Web-Struktur dort bereitgestellt wurden, wo sie auch an der WU organisatorisch verankert sind. Deshalb wurde gleich zu Beginn der neue Ansatz definiert: Userzentriert anstatt organisationsbasiert. Bedeutet übersetzt: Die gesamte Struktur der Website musste umgebaut werden.

Team formieren

Am Anfang jedes Projektes steht die Formation des Teams. Das Kernteam bestand aus der Abteilung Marketing & Kommunikation (in der ich als Projektmanagerin sitze), IT (Beste IT ever!) und zwei Agenturen für Design & Programmierung (Danke an dieser Stelle an Fonda & plan2net! You rock!) Das erweiterte Team aus quasi der ganzen WU – Rektorat, Institute, Abteilungen, Redakteur/innen, usw.
Mit so einer großen Gruppe an Menschen, die entscheiden, Feedback geben und schlussendlich am Produkt arbeiten, hatte ich bis dahin noch nicht zusammengearbeitet. Was man dabei lernt: Gut zuhören, Kompromisse finden und manchmal auch sich durchsetzen, wo es für die Einheitlichkeit wichtig ist.

Leider habe ich nicht mitgezählt, wie viele Präsentationen, Meetings und Besprechungen ich seit meinem Arbeitsbeginn im November 2014 hatte. Nur so viel: über 260 Termine in meinem Kalender tragen den Begriff „Web“ im Titel.

Wie sieht die WU im Web aus?

Das außergewöhnliche Flair des neuen Campus auch auf die WU Website zu bringen – das war von Anfang an unser Ziel. Und ich denke, das ist uns gut gelungen – modern und schlicht, um dem Wichtigsten, den Inhalten, den Vorrang zu lassen.

Doch wie übersetzt man etwas Physisches wie einen Campus ins Web? Noch dazu, ohne die Kommunikationsziele aus den Augen zu verlieren? Die kreative Arbeit wurde uns hier von unserer Agentur abgenommen. Als Input lieferten wir das Corporate Design (welches im Bereich Web aufpoliert wurde), unsere Lieblingswebsites aus dem Uni-Bereich und die Kommunikationsziele der WU, die wiederum aus dem Entwicklungsplan abgeleitet wurden. Das Ergebnis waren Designentwürfe für die Startseite und einzelne Module, die zu unterschiedlichen Seiten zusammengesetzt werden können. Nach einigen Feedbackschleifen gingen diese ans Rektorat und wurden dort final zur Programmierung freigegeben.

Programmieren & Testen

Die Programmierung der Website zog sich insgesamt circa über einen Zeitraum von einem halben Jahr. Da das gesamte Projektteam von Anfang an an einem Tisch saß, konnte die Frontend- (das Design umgesetzt in HTML-Code) und die Backend- Programmierung (das Programmieren des Content Management Systems) in Tranchen gleichzeitig ablaufen. Das Projekt wurde in mehrere Pakete unterteilt und diese wurden dann von den Verantwortlichen in folgender Reihenfolge bearbeitet: Design – HTML Programmierung – Typo3 Programmierung – Testing – Einarbeiten des Feedbacks.

Zwei große Testings standen zwei Monate bzw. ein Monat vor Relaunch an. Dafür sperrten wir (ca. zehn Personen) uns jeweils einen ganzen Tag in einen Raum und testeten auf unterschiedlichen Endgeräten die komplette Website auf Funktionalität und Inhalt. Bugs und Verbesserungen wurden dabei definiert und entweder gleich oder in den folgenden Tagen eingearbeitet.

Inhalte & Workshops

Eine Universitätswebsite hat viele unterschiedliche Zielgruppen mit verschiedenen Bedürfnissen. Eine einzige Webredaktion, die wie in Unternehmen beispielsweise im Marketing verankert ist, könnte diese Bedürfnisse nicht alle abdecken. Deshalb sitzen überall an der WU verstreut (in Instituten, im Studiensupport, im Forschungsservice, etc.) ca. 300 Redakteurinnen und Redakteure, die ihre Inhalte auf der Website bereitstellen. Das ist einerseits ganz nah an den Zielgruppen, andererseits bedeutet es aber auch, dass Struktur und Inhalte der jeweiligen Einheiten diskutiert werden mussten und alle auf die neu verfügbaren Gestaltungselemente geschult werden sollten. In einem Zeitraum von vier Wochen wurden also 20 Typo3-Workshops abgehalten. Diese Schulungen werden nun natürlich regelmäßig durchgeführt, um die Qualität der Inhalte auf unserer Website zu garantieren.

Was ist neu? Was kommt noch?

Vieles wurde also erneuert: Design, Struktur, Inhalte, Gestaltungselemente. Einiges steht schon auf der Liste für Weiterentwicklungen: Videocontent, der Ausbau der Studierenden-Seite, ein Bewerbungsguide für Studieninteressierte, die visuelle Umgestaltung sonstiger Webapplikationen und am wichtigsten: Die stetige Verbesserung der Inhalte.

Einige Weiterentwicklungen werden in Zukunft auch sicher noch dazukommen. Beruflich und auch persönlich finde ich es sehr spannend, als Projektmanagerin etwas dazu beitragen zu können. Und obwohl es manchmal schwierig ist, so viele Interessen unter einen Hut zu bringen, macht mir diese Arbeit jeden Tag Spaß.

#Website #Relaunch #Marketing

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